Entenda o que é "inutilização de NF-e" e evite multas

NF-e: passo a passo.

Estamos iniciando uma série de artigos sobre a Legislação, que incide sobre os contribuintes que estejam obrigados a emissão da NFE (nota Fiscal Eletrônica).


Nesse 1º artigo, iremos falar um pouco sobre o termo "inutilização de NFE". A escolha desse tema, dar-se pela importância do mesmo, pois a ausência da realização desse procedimento, pode causar transtornos e prejuízos financeiro para os contribuintes infratores.

O que é a inutilização de número de NF-e?

Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da seqüência da numeração. Exemplo: a NF-e nº. 100 e a nº. 110 foram emitidas, mas a faixa entre as NF-e 101 e 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº. 110.

Nesses casos os contribuinte não poderão mais realizar a emissão de outras NF-e utilizando essa numeração que ficaram fora de ordem. Nesses caso, os contribuintes deverão realizar a "inutilização da(s) faixa(s) da(s) nota(s).


A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subseqüente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de seqüência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).


A inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de seqüência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.

As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente.

Se você é usuário do software Emissor Fiscal da SEFAZ-SP, iremos mostrar um passo a passo bem simples de como você poderá realizar essa operação e ficar tranqüilo quanto á Lei.

1º Passo

Depois de ter escolhido sua empresa na 1ª tela do sistema, e ter clicado no botão INICIAR, o sistema mostrará a tela principal do sistema que deve ser igual a mostrada na figura abaixo:

2º Passo

Nessa tela, você deverá escolher a 1ª opção da esquerda para direita no menu de titulo com o nome Notas Fiscais. Depois de clicar na opção, o sistema abrirá um menu com algumas opções, dentre elas está a opção Inutilizações.

Escolhendo essa opção, o sistema mostrará um pequeno menu com duas outras opções. Escolha a 1ª opção Inutiliza Faixa de Numeração. Se você tiver feito tudo certo deverá ser mostrada a seguinte tela:

Bom. Para realizar a inutilização é simples. 1º você deverá indicar o número de série das NF-e. Esse número para as NF-e é sempre 001. Preencha o campo e será solicitado que sejam informado o número inicial e o número final das notas a serem inutilizadas. Caso você queira inutilizar somente a NF-e 000.000.0010 por exemplo, basta informa 10 no campo número inicial e no campo número final. Não precisa preencher todos os zeros a esquerda, no caso informando 10, o sistema identifica que você está querendo inutilizar a NF-e 000.000.0010.

Caso você precise inutilizar as NF-e de número 10 a número 12 por exemplo, basta informa no número inicial 10 e no número final 12.

Uma observação: Caso as NF-e que precisem ser inutilizadas sejam com numeração intercaladas, você deverá realizar o procedimento tanto quanto forem as Nf-e a serem inutilizadas. Exemplo: Se for necessário inutilizar a NF-e de número 10, 15 e 30, você deverá realizar o procedimento individualmente para as três numerações, ou seja, deverá realizar o procedimento três vezes como explicado acima.

Por último clique no botão pesquisa logo abaixo. O sistema pesquisará a sua solicitação. Caso encontre as NF-e as mesmas serão listadas abaixo. Marque todas as NF-e e confirme o procedimento. Pronto, dessa forma você estará livre de multas, que variam em torno de R$ 1.000,00 por nota não informada à SEFAZ.

Vale lembrar mais uma vez que esse procedimento deverá ser realizado até o dia 10 do mês subseqüente. 

Publicação: Jornal da Parnaíba

Fonte: SEFAZ

Texto: Walter Frota Fontenele/Portalphb.com.br